Operação Técnica do XLII Congresso Brasileiro de Psiquiatria (CBP Rio 2025)

A Nobox Group (AV2PLAY) foi a fornecedora da solução completa de audiovisual, informática, gravação e edição do XLII Congresso Brasileiro de Psiquiatria, promovido pela ABP, Associação Brasileira de Psiquiatria, no Riocentro, no Rio de Janeiro, entre 5 e 8 de novembro de 2025. O contrato nasceu de concorrência pública aberta pela associação.

O congresso é anual, chegou à 42ª edição e é o mais tradicional da psiquiatria na América Latina, com mais de 300 horas de atividades científicas em quatro dias e público de aproximadamente 6 mil participantes. A programação oficial registrou 143 sessões e 651 palestrantes e coordenadores.

A operação ocupou duas sedes. A pré-secretaria da ABP funcionou no Hotel Lagune de 28 de outubro a 3 de novembro, com seis setores administrativos ligados em rede única a um servidor. No Riocentro, o atendimento cobriu os Pavilhões 3 e 5, em três pisos: 11 salas científicas com capacidade somada de 4.915 lugares, secretaria de inscrições, media desk bilíngue, sala de servidor, áreas institucionais e o estande da ABP.

O dimensionamento somou 149 notebooks, 134 pontos de rede cabeados, 21 switches, 644 réguas elétricas, 38 câmeras, 31 projetores, 28 telas, 42 caixas acústicas e 75 microfones, distribuídos por 37 frentes simultâneas. Mais de 120 notebooks ficaram espalhados pelas áreas de atendimento do congresso, e todo o equipamento saiu do parque próprio da empresa.

As 11 salas científicas operaram com audiovisual completo e foram gravadas com duas câmeras e servidor de captura, com entrega editada e indexada pela programação oficial. A solenidade de abertura teve projeto próprio de vídeo, sonorização, iluminação, montagem aérea e corte ao vivo. A janela total de operação foi de 28 de outubro a 9 de novembro de 2025, com mais de 80 pessoas envolvidas entre produção, equipe técnica, coordenação, operação, carregadores, motoristas e staff geral, sem prorrogação de prazo. Contratada: Nobox Group (AV2PLAY).

O XLII Congresso Brasileiro de Psiquiatria não era um congresso em um endereço. Eram duas sedes ativas ao mesmo tempo, dois pavilhões, três pisos e 37 frentes de operação simultâneas, todas dependentes da mesma infraestrutura de energia, rede e sinal. A dificuldade não estava no tamanho do parque instalado, e sim na quantidade de coisas que precisavam estar de pé ao mesmo tempo, em lugares diferentes, por treze dias seguidos.

O primeiro fator foi a duplicidade de sede, com migração no meio da operação. A pré-secretaria da ABP entrou em funcionamento no Hotel Lagune em 28 de outubro, com seis setores administrativos montados fora do centro de convenções. Enquanto esse conjunto operava, o Riocentro ainda estava em montagem. Em 3 de novembro, servidor, notebooks e impressoras de parte desses setores foram transferidos fisicamente para o Riocentro e voltaram a operar lá, sem que a associação parasse de trabalhar. Não era montar duas vezes: era mudar de endereço um parque em produção.

O segundo fator foi a concentração de risco na rede. As redes de todos os setores da ABP foram interligadas e conectadas a um servidor único, porque inscrição, credenciamento, emissão de carteira e controle de acesso às salas de curso trabalhavam sobre a mesma base. Isso simplifica a rotina do cliente e transfere o risco inteiro para a camada de infraestrutura: 134 pontos de rede cabeados e 21 switches sustentando ao mesmo tempo a secretaria de inscrições, o media desk, as áreas institucionais e a sala de servidor, com mais de 120 notebooks distribuídos pelas frentes de atendimento.

O terceiro fator foram as janelas de montagem, definidas pelo calendário do próprio cliente. As 11 salas científicas, a plenária e todas as áreas de apoio tinham hora marcada para ficar prontas, e parte dos espaços só foi liberada na véspera da abertura, porque estava ocupada por atividades da própria associação. Cada sala precisava sair completa, com projeção, áudio, tradução simultânea e gravação, dentro de um cronograma que não admitia atraso em nenhuma frente, porque o atraso de uma empurraria todas as outras.

O quarto fator foi a solenidade de abertura, que é uma peça grande dentro do congresso. Ela pediu projeto próprio de vídeo, painel de LED, sonorização, iluminação, montagem aérea e corte ao vivo, com estrutura erguida e operada por equipe dedicada, sem interromper o preparo das salas científicas que entrariam em programação na sequência.

O quinto fator foi o volume de mídia. As 11 salas gravaram em paralelo por quatro dias e produziram 1,87 TB, que precisavam ser copiados e transportados no mesmo ritmo em que eram gerados, para depois seguir para pós-produção, edição e entrega organizada em drive, de modo que a associação pudesse usar o conteúdo depois do evento. O material gravado é produto contratado, e não subproduto da operação.

O sexto fator foi o público internacional. O congresso reuniu aproximadamente 6 mil participantes e recebeu convidados estrangeiros, o que obrigou o media desk a operar em regime bilíngue, recebendo, testando e arquivando as apresentações antes de cada sessão, e exigiu tradução simultânea em cabine, com receptores distribuídos e recolhidos todos os dias.

Há ainda a variável do escopo, que cresceu durante a operação. Oito frentes adicionais foram aprovadas com o congresso já em curso, e nenhuma delas veio acompanhada de janela nova de montagem. Tudo precisou ser absorvido pela mesma equipe, no mesmo cronograma e com o mesmo parque de equipamento já instalado.

A resposta da Nobox Group (AV2PLAY) foi tratar o congresso como projeto fechado antes da doca, e não como montagem a ser resolvida no local. O que sustentou a entrega não foi improviso de campo, e sim três decisões tomadas na origem: operar com parque próprio, desenhar cada ambiente antes de carregar o caminhão e colocar coordenação dedicada em cada frente.

Todo o equipamento do congresso saiu do parque próprio da empresa. Isso muda a natureza do risco. Não havia dependência de terceiro para chegar com o material certo na hora certa, o padrão de câmera, projetor, console e microfone já era conhecido antes do embarque, e a reserva técnica ficou dentro da própria operação, não em um pedido de emergência a fornecedor externo no meio do evento. Em um projeto que precisava manter 37 frentes de pé ao mesmo tempo, essa foi a decisão que tirou a variável mais imprevisível da mesa.

Cada ambiente foi desenhado individualmente. Foram produzidos diagramas detalhados sala por sala, com o caminho do sinal do ponto de captura até cada destino e com a definição do que ficaria em bancada, em rack e na mão do operador. Desenhar antes é o que permite conferir a lista de carregamento por ambiente, e não por depósito, e é o que faz o material chegar separado, identificado e pronto para a sala a que pertence.

A separação, o manuseio e a operação do material seguiram a mesma disciplina, com conferência na saída, na chegada e por ambiente, e com responsável nomeado por frente. Em uma operação com 149 notebooks dimensionados, 38 câmeras, 31 projetores, 28 telas, 42 caixas acústicas e 75 microfones espalhados por dois pavilhões e três pisos, o que quebra a entrega raramente é a falta de equipamento. É o equipamento certo estar no lugar errado.

A equipe foi dimensionada para esse tipo de dispersão. Mais de 80 pessoas trabalharam no projeto, entre produção, equipe técnica, coordenação, operação, carregadores, motoristas e staff geral. A coordenação foi organizada por especialidade, e não por ambiente: sobre os técnicos residentes em cada sala atuou um time fixo com direção de operações, gerência de atendimento e de produção, coordenação de elétrica e infraestrutura, coordenação de logística, coordenação técnica e almoxarifado. O operador não sai do posto, e o problema que ele não resolve sozinho tem um responsável designado que chega até ele.

A sequência de montagem foi construída contra as janelas do cliente, e não contra o calendário ideal. A operação começou pelo Hotel Lagune, sete dias antes da abertura, enquanto o Riocentro recebia a montagem estrutural. A transferência do parque administrativo foi planejada como mudança de endereço com destino já pronto: os espaços que receberiam os setores no Riocentro estavam montados e cabeados antes de o equipamento sair do hotel. As salas de liberação tardia entraram em frente própria, dimensionada para montar em bloco assim que o espaço fosse devolvido.

A solenidade de abertura foi tratada como projeto dentro do projeto, com equipe e material separados. Projeto próprio de vídeo, painel de LED, sonorização, iluminação, montagem aérea e corte ao vivo foram erguidos por uma frente exclusiva, para que a preparação das 11 salas científicas continuasse correndo em paralelo, sem disputar pessoas nem equipamento com a cerimônia.

A redundância foi construída onde o projeto não admitia perda, que é a captação. Cada uma das 11 salas operou com duas câmeras e servidor de gravação, o que produz duas cadeias independentes de registro por ambiente, e sobre isso rodou rotina diária de cópia e backup do material gerado. No atendimento ao palestrante, o media desk bilíngue recebeu, testou e arquivou as apresentações antes das sessões, e a tradução simultânea operou em três cabines. Terminado o congresso, o acervo seguiu para pós-produção, com edição indexada pela programação oficial e entrega organizada em drive para uso da associação.

A operação foi entregue integralmente e dentro do cronograma contratado. A pré-secretaria entrou em funcionamento no Hotel Lagune em 28 de outubro, a montagem no Riocentro correu de 31 de outubro a 4 de novembro, o congresso operou de 5 a 8 de novembro e a desmontagem foi concluída em 9 de novembro. São treze dias de operação contínua, com duas sedes ativas e sem prorrogação de janela. Todas as montagens, trocas de local e entregas de sala aconteceram nas datas e nos horários combinados.

Vale registrar o que estava contratado, porque o congresso não foi um trabalho de gravação. Foi a operação completa de informática, audiovisual, gravação e edição, das máquinas da secretaria de inscrições ao corte ao vivo da solenidade de abertura. Todas as frentes dependiam da mesma equipe e da mesma infraestrutura para funcionar.

O primeiro indicador é a continuidade da operação nas 11 salas científicas. Elas produziram conteúdo em todos os dias de programação, e o acervo do projeto mostra volume gerado dia a dia, de 4 a 8 de novembro, sem dia vazio. Ao final, o projeto acumulou 1.541 arquivos e 1,87 TB, copiados no mesmo ritmo em que eram gerados, editados na pós-produção e entregues organizados em drive para uso da associação depois do evento. A ausência de lacuna no acervo é a prova de que a infraestrutura sustentou o congresso inteiro.

O segundo indicador é a escala efetivamente atendida. O congresso reuniu aproximadamente 6 mil participantes, e a programação oficial registrou 143 sessões e 651 palestrantes e coordenadores. O media desk recebeu, testou e arquivou 432 apresentações, com atendimento bilíngue, e a tradução simultânea operou em três cabines, com 1.150 receptores distribuídos por dia. É um congresso com participação internacional, e essas duas frentes são o que garante que o palestrante estrangeiro suba ao palco com o arquivo certo e seja entendido na plateia.

O terceiro indicador é a estabilidade da própria operação. Mais de 80 pessoas trabalharam no projeto ao longo dos treze dias, em duas sedes, dois pavilhões e três pisos, com todo o equipamento saído do parque próprio. A escala não foi absorvida com improviso: o cronograma fechou sem prorrogação e sem precisar tirar equipe de posto para apagar incêndio em outra frente.

O quarto indicador é a confiança demonstrada durante a própria operação. O escopo foi ampliado em oito frentes com o congresso já em curso, aprovadas em campo pela própria promotora, e todas foram absorvidas dentro do mesmo cronograma de treze dias. Ampliar escopo com o fornecedor que já está montado, no meio do evento, é decisão que só se toma quando a entrega em curso está sob controle.

O quinto indicador é a continuidade da relação. A ABP abriu o processo da edição seguinte do Congresso Brasileiro de Psiquiatria, e a Nobox Group (AV2PLAY) está concorrendo, com propostas de informática, audiovisual e gravação apresentadas para essa edição.

[CONFIRMAR: relatório de entrega ou aceite formal do material editado pela ABP, com a quantidade final de vídeos entregues.]