Operação Técnica do XLII Congresso Brasileiro de Psiquiatria (CBP Rio 2025)

A Nobox foi a fornecedora da solução completa de audiovisual, informática e gravação do XLII Congresso Brasileiro de Psiquiatria, promovido pela ABP, Associação Brasileira de Psiquiatria, no Riocentro, no Rio de Janeiro, entre 5 e 8 de novembro de 2025. O contrato nasceu de concorrência pública aberta pela associação, vencida com dossiê de nove atestados de capacidade técnica.

O congresso é anual, chegou à 42ª edição e é o mais tradicional da psiquiatria na América Latina, com mais de 300 horas de atividades científicas em quatro dias segundo a promotora. A programação oficial final registrou 143 sessões e 651 palestrantes e coordenadores.

A operação ocupou duas sedes. A pré-secretaria da ABP funcionou no Hotel Lagune de 28 de outubro a 3 de novembro, com seis setores administrativos ligados em rede única a um servidor. No Riocentro, o atendimento cobriu os Pavilhões 3 e 5, em três pisos: 11 salas científicas com capacidade somada de 4.915 lugares, secretaria de inscrições, media desk bilíngue, sala de servidor, áreas institucionais e o estande da ABP.

O dimensionamento somou 149 notebooks, 134 pontos de rede cabeados, 21 switches, 644 réguas elétricas, 38 câmeras, 31 projetores, 28 telas, 42 caixas acústicas e 75 microfones, distribuídos por 37 frentes simultâneas mapeadas em uma matriz de 469 linhas de item. A carga elétrica calculada foi de 68,50 kW, e o projeto aéreo do auditório principal somou 9 estruturas, 21 pontos e 577,6 kg, com três anotações de responsabilidade técnica registradas no CREA.

Todas as 11 salas foram gravadas com duas câmeras e servidor de captura, com entrega de edição completa indexada pela programação oficial do congresso. A solenidade de abertura teve projeto próprio de vídeo, áudio, iluminação e corte ao vivo, com painel de LED de 18 por 3 metros. A janela total de operação foi de 28 de outubro a 9 de novembro de 2025, com 63 técnicos escalados e faturamento de R$ 669.998,00. Contratada: AV2PLAY LTDA, do Nobox Group.

O XLII Congresso Brasileiro de Psiquiatria não era um congresso em um endereço. Eram duas sedes ativas ao mesmo tempo, dois pavilhões, três pisos e 37 frentes de operação simultâneas, todas dependentes da mesma infraestrutura de energia, rede e sinal. A dificuldade não está no tamanho do parque instalado, e sim na quantidade de coisas que precisavam estar de pé ao mesmo tempo, em lugares diferentes, sob janelas de montagem que não se sobrepunham.

O primeiro fator é a duplicidade de sede com migração no meio da operação. A pré-secretaria da ABP entrou em funcionamento no Hotel Lagune em 28 de outubro, com seis setores administrativos montados fora do centro de convenções: eventos e comercial, comunicação, financeiro, secretaria, administrativo e treinamento de equipe. Enquanto esse conjunto operava, o Riocentro estava em montagem. Em 3 de novembro, servidor, notebooks e impressoras de parte desses setores tiveram de ser transferidos fisicamente para o Riocentro e voltar a operar lá, sem que a associação parasse de trabalhar. Não era montar duas vezes: era mudar de endereço um parque em produção.

O segundo fator é a concentração de risco na rede. As redes de todos os setores da ABP foram interligadas e conectadas a um servidor único, porque inscrição, credenciamento, emissão de carteira e controle de acesso às salas de curso trabalhavam sobre a mesma base. Isso simplifica a rotina do cliente e transfere o risco inteiro para a camada de infraestrutura: 134 pontos de rede cabeados e 21 switches sustentando ao mesmo tempo a secretaria de inscrições, o media desk, as áreas institucionais e a sala de servidor.

O terceiro fator são as janelas de montagem cortadas pelo próprio calendário do cliente. A Sala 103AB tinha de estar entregue montada até as 14h de 3 de novembro para receber a Assembleia de Delegados do dia seguinte. As salas 201 e 202, de 600 lugares cada, só seriam liberadas depois das 14h de 4 de novembro, quando terminasse a Prova de Título de Especialista, que ocupava as duas. A secretaria de inscrições abria ao público ainda em 4 de novembro. Restava menos de um dia para montar projeção, áudio, tradução simultânea e gravação em dois auditórios de 600 lugares, com a abertura do congresso marcada para o dia 5.

O quarto fator é a virada do auditório principal. A Sala 101A, de 1.200 lugares, recebeu a solenidade de abertura em 5 de novembro, com projeto próprio de iluminação e corte ao vivo e um painel de LED de 18 por 3 metros elevado sobre praticável, sustentado por nove estruturas aéreas com 577,6 kg de carga. A ordem de serviço determina a desmontagem imediatamente após a solenidade, com entrega do espaço até as 2h do dia 6, e a mesma sala tinha de voltar remontada em configuração de plenária científica para operar de 6 a 8 de novembro. Duas configurações completamente diferentes do maior ambiente do congresso, separadas por uma madrugada.

O quinto fator é regulatório. O Riocentro impõe manual de ocupação próprio, plantas de teto refletido e limites declarados para estruturas suspensas. O checklist do congresso listava quinze documentos obrigatórios, com prazos entre 19 de setembro e 13 de outubro, entre eles anotações de responsabilidade técnica de montagem, elétrica, sonorização e iluminação. Parte dessa documentação era responsabilidade da contratada, e sem ela não se instala nada.

O sexto fator é a carga. As onze salas científicas, a solenidade e todas as áreas de apoio precisavam de energia dimensionada e solicitada ao local com antecedência, em pavilhões que dividiam rede elétrica com a exposição paralela e com os demais fornecedores do evento. O sétimo é o volume de mídia: onze salas gravando em paralelo por quatro dias produziram 1,87 TB, que precisavam ser copiados e transportados no mesmo ritmo em que eram gerados.

Há ainda a variável do escopo, que cresceu durante a operação. Oito frentes adicionais foram aprovadas com o evento já em curso, entre elas uma terceira cabine de tradução simultânea, a gravação de vigilância das provas de título, coletores de presença e uma sala de curso inteira acrescida ao pacote de gravação e edição. Toda frente nova entrava sem janela nova de montagem.

A resposta da Nobox foi tratar o congresso como projeto de engenharia fechado antes da doca, e não como montagem a ser resolvida no local. Três instrumentos sustentaram isso: uma matriz de recursos própria, memoriais de cálculo assinados e um diagrama de sinal desenhado ambiente por ambiente.

A matriz de recursos cruzou 469 linhas de item contra as 37 frentes de operação, classificando cada necessidade em quatro destinos: o que sairia do parque próprio, o que seria locado, o que precisaria ser comprado e o que seguia pendente. É instrumento de custo e de risco ao mesmo tempo, porque fecha a lista de carregamento e expõe a pendência antes de o caminhão sair, e não no corredor do pavilhão.

A engenharia elétrica foi formalizada em memorial de cálculo por espaço. A carga somada do projeto ficou em 68,50 kW, equivalentes a 85,62 kVA com fator de potência de 0,8. O pedido de pontos de energia ao local foi de 162 kVA, distribuídos como 8 kVA por sala científica nas onze salas, 40 kVA dedicados à solenidade de abertura e 34 kVA nas áreas de apoio. A distância entre a carga calculada e a potência solicitada é decisão de projeto, não sobra: dimensionar pelo pico simultâneo de cada ambiente, e não pela média do evento, é o que permite absorver frente nova sem repactuar energia com o local no meio da operação. Foi essa folga que acomodou as oito frentes extras aprovadas durante o congresso.

O projeto aéreo seguiu a mesma lógica. As nove estruturas suspensas da Sala 101, com 21 pontos e 577,6 kg de carga total, foram calculadas uma a uma, com o coeficiente de 20% de margem de segurança exigido pelo local declarado no memorial. O conjunto foi coberto por três anotações de responsabilidade técnica registradas no CREA, além de atestado de instalações elétricas de baixa tensão e atestado de estruturas, todos entregues dentro dos prazos do checklist do congresso.

O terceiro instrumento é o diagrama de sinal. O projeto não trabalhou com lista de equipamento por sala, e sim com o caminho do sinal desenhado do ponto de captura até cada destino, incluindo mesa de corte, servidores de vídeo, gravação em disco, distribuição para projetores, retorno de palco e painel de LED. Desenhar o caminho antes é o que mostra onde existe ponto único e onde existe alternativa, que é a pergunta que define contingência.

A redundância foi construída onde o projeto não admitia perda, que é a captação. Cada uma das onze salas operou com duas câmeras, duas placas de captura e um servidor de gravação, o que produz duas cadeias independentes de registro por ambiente. Sobre isso rodou uma rotina de backup de cartões que somou 167 arquivos e 683 GB. O material gravado é o produto que sobrevive ao evento, e por isso foi a camada que recebeu duplicidade real, e não plano de contingência no papel.

A sequência de montagem foi construída contra as janelas do cliente, e não contra o calendário ideal. A operação começou pelo Hotel Lagune em 28 de outubro, sete dias antes da abertura, enquanto o Riocentro recebia a montagem estrutural. A transferência do parque administrativo em 3 de novembro foi planejada como mudança de endereço com destino já pronto: sala de servidor e sala comercial montadas e cabeadas no Riocentro antes de o equipamento sair do hotel. As salas de liberação tardia entraram em frente própria, dimensionada para montar em bloco assim que o espaço fosse devolvido, e a Sala 101A foi tratada como dois projetos distintos sobre a mesma estrutura, com equipe e material separados para a solenidade e para a configuração de plenária.

A coordenação foi organizada por especialidade, e não por ambiente. Sobre os técnicos residentes em cada sala atuou um time fixo com direção de operações, gerência de atendimento e de produção, coordenação de elétrica e infraestrutura, coordenação de logística, coordenação técnica e almoxarifado. Ao todo, 63 técnicos foram escalados no projeto, entre eles onze profissionais deslocados de São Paulo para o Rio de Janeiro por treze dias. A lógica é a mesma da engenharia: o operador não sai do posto, e o problema que ele não resolve sozinho tem um responsável designado que chega até ele.

A operação foi entregue integralmente e dentro do cronograma contratado. A pré-secretaria entrou em funcionamento no Hotel Lagune em 28 de outubro, a montagem no Riocentro correu de 31 de outubro a 4 de novembro, o congresso operou de 5 a 8 de novembro e a desmontagem foi concluída em 9 de novembro. São treze dias de operação contínua, com duas sedes ativas, sem prorrogação de janela.

O indicador mais direto é a continuidade do registro. As onze salas científicas produziram conteúdo em todos os dias de programação, e o acervo do projeto mostra volume gerado dia a dia, de 4 a 8 de novembro, sem dia vazio. Ao final, o projeto acumulou 1.541 arquivos e 1,87 TB, dos quais 683 GB apenas em backup de cartões. Em uma operação cujo produto contratado é a gravação, a ausência de lacuna no acervo é a prova de que a infraestrutura sustentou o congresso inteiro.

O segundo indicador é a escala efetivamente atendida. A programação oficial final registrou 143 sessões e 651 palestrantes e coordenadores. O media desk recebeu, testou e arquivou 432 apresentações de palestrantes, com atendimento bilíngue para os convidados internacionais, e a tradução simultânea operou em três cabines com 1.150 receptores por dia.

O terceiro indicador é a aprovação da engenharia. As três anotações de responsabilidade técnica foram registradas no CREA e os atestados de instalações elétricas de baixa tensão e de estruturas foram emitidos e assinados, com memorial elétrico e memorial aéreo entregues no formato exigido pelo local. Em ambiente regulado, documento aceito no prazo é o que autoriza a montagem a existir.

O quarto indicador é a confiança demonstrada durante a própria operação. O escopo foi ampliado em oito frentes com o congresso em curso, somando R$ 39.998,00 aprovados: uma terceira cabine de tradução simultânea, a gravação de vigilância das duas salas de prova de título, câmeras adicionais nessas salas, 28 coletores de presença, tablets de votação, uma diária extra da pré-secretaria montada dentro do Riocentro, impressora para a Assembleia de Delegados e a gravação com edição completa de uma sala de curso que estava fora do escopo original. Ampliar escopo com o fornecedor que já está em campo, durante o evento, é decisão que só se toma quando a entrega em curso está sob controle.

O quinto indicador é a aderência entre o planejado e o realizado, que em infraestrutura é a medida de qualidade do dimensionamento. O faturamento fechou em R$ 669.998,00 contra receita bruta planejada de R$ 670.440,00 na memória de cálculo, desvio inferior a 0,1%. A mão de obra fechou em R$ 128.445,35 contra R$ 122.700,00 planejados em cachês, desvio de 4,7% em um projeto que teve oito frentes acrescidas depois do fechamento do orçamento.

O sexto indicador é a continuidade da relação. A ABP abriu o processo da edição seguinte, o XLIII Congresso Brasileiro de Psiquiatria, marcado para São Paulo em outubro de 2026, e a Nobox apresentou propostas de informática, audiovisual e gravação para essa edição. [CONFIRMAR: o contrato do CBP 2026 ainda não estava assinado até 4 de setembro de 2026; confirmar o resultado antes de usar recontratação como prova de retorno.]

[CONFIRMAR: número oficial de congressistas da edição 2025 divulgado pela ABP. Nenhum documento interno registra público, e a fonte pública fala apenas em milhares de participantes.]

[CONFIRMAR: relatório de entrega ou aceite formal do material editado pela ABP, com a quantidade final de vídeos entregues.]